¿CUÁNTO TIEMPO DEBE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN DE LA EMPRESA?

21.09.2021

Estimado cliente:

Con frecuencia, muchos de Ustedes, nos preguntan sobre el tiempo que hay que guardar la documentación contable, mercantil, laboral y fiscal de la empresa, o cuales son los plazos de prescripción. Para evitar dudas sobre esta cuestión, a continuación, le indicamos un breve resumen:

¿Cuánto tiempo debe conservar la documentación de su empresa?

Los plazos de conservación de la documentación son distintos en función de su índole: mercantil, tributaria, o laboral.

Documentación contable y mercantil:

El artículo 30 del Código de Comercio, establece la obligación de conservar durante 6 años los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como los no obligatorios (por ejemplo, el mayor, los registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). El término fijado empieza a contar a partir del último asiento realizado.

Otros plazos

Hay otros documentos que, aunque no tengan plazo específico de custodia legal, es recomendable guardar. Por ejemplo, los referidos a:

• Prestamos: Hasta que sean devueltos

• Garantías: Hasta que se hayan cancelado

Bienes de inversión: Hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede llegar a los 9 años)

Bases Imponibles Negativas: Hasta pasados 4 años desde su compensación. Por ejemplo, si la empresa tiene perdidas en 2010 y las compensa en 2019; debe guardar la documentación contable de 2010 hasta el año 2024.

La documentación para conservar debe ser original. Las copias no tendrán validez legal en caso de ser requeridas por la Administración. En cuanto a la forma de mantenimiento, los archivos pueden guardarse tanto en papel como en formato electrónico. El único requerimiento es que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, la Administración debe poder acceder a ellos de forma rápida, sin que se produzca ningún retraso desde que se solicita.

Según normativa tributaria:

Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos. El período empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Es decir, hay que guardarlos cuatro años y 7 meses (en el caso de tratarse del Impuesto sobre Sociedades). Este es el tiempo en el que la Agencia Tributaria puede solicitar su revisión.

Tenga en cuenta además que, la prescripción del derecho a liquidar fijada en cuatro años no afecta al derecho de investigación (artículo 66.bis LGT). Salvo en los supuestos de créditos fiscales, se consagra la imprescriptibilidad del derecho de comprobación de la Administración referido a períodos ya prescritos, cuando los mismos tengan eficacia en ejercicios no prescritos (artículo 115 LGT).

Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 años, deberá conservar su factura de compra no durante cuatro años, sino hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización, es decir, durante 19 años.

Igualmente, con las modificaciones introducidas en 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de 10 años desde la presentación de la declaración en que se generaron. Esto es, para los ejercicios en que se disfrutaron de tales incentivos, el plazo de prescripción no es de cuatro sino de diez años, salvo que el último ejercicio de aplicación ya haya prescrito. Lo mismo sucede con las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzaría a contar desde que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales.

No atender un requerimiento obligatorio de información puede suponer una sanción del 2% de la cifra de negocios del infractor, con un mínimo de 10.000 euros.

Según el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social.

El plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es de tres años, mientras que las relacionadas con la seguridad social prescriben a los cinco años. (art. 4 RDl 5/2000)

La documentación a conservar se circunscribe en materia de filiación a bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral. Este último tras la reforma del art. 34 del Estatuto de los Trabajadores introducida con efectos desde el 12 de mayo de 2019 por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

"El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años".

Esperamos haber resuelto sus dudas.

Un cordial saludo


Marcos Herrero.